Sales Pep — databehandleraftale

Version 15. oktober 2026

1. Parter og omfang

Aftalen indgår i Sales Peps servicevilkår eller den relevante skriftlige tjenesteaftale mellem samme kontraherende Kunde som defineret i afsnit 1 i Sales Peps servicevilkår og angivet i acceptregistreringen ("Kunden") og TRDL, CVR 43474766, Hyllingeparken 15A, 4070 Kirke Hyllinge, Danmark ("TRDL"), kontakt charlie@salespep.com. Sales Pep er TRDL's produktnavn.

Kunden er dataansvarlig for personoplysninger leveret til egne erhvervsmæssige møde- og forberedelsesformål; TRDL er databehandler. Handler Kunden for en anden dataansvarlig, skal Kunden være bemyndiget til at give aftalens instrukser og godkendelser. GDPR's definitioner gælder. Aftalen omfatter gratis og betalt brug og fortsætter, så længe TRDL behandler opbevarede kundepersonoplysninger. Den efterregistrerer ikke historisk accept. TRDL's egen nødvendige konto-, aftale-, sikkerheds- og supportbehandling beskrives særskilt i privatlivsmeddelelsen.

2. Instrukser og Kundens ansvar

TRDL behandler kun Kundens personoplysninger efter dokumenterede instrukser, herunder om overførsler, medmindre EU-ret eller medlemsstatsret kræver andet. Kunden informeres forud, medmindre loven forbyder det af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser. Tjenesteaftalen, denne aftale, bilag A og Kundens autoriserede handlinger/indstillinger udgør de oprindelige instrukser. Yderligere lovlige instrukser kan gives skriftligt. TRDL informerer straks Kunden, hvis en instruks efter TRDL's opfattelse strider mod gældende databeskyttelsesret, og kan sætte berørt behandling på pause, indtil forholdet er løst.

Kunden fastlægger formål og lovligt grundlag, informerer deltagere og andre berørte, sikrer nødvendige tilladelser, begrænser indholdet og giver lovlige instrukser. Aftaleaccept er ikke samtykke til optagelse. Følsomme oplysninger, oplysninger om strafbare forhold, nationale identifikationsnumre, adgangskoder og finansielle adgangsoplysninger ligger uden for det almindelige tilsigtede omfang og kræver særskilt vurdering og skriftlig aftale. Kundens indhold er ikke godkendt til reklame eller træning af leverandørers generelle modeller.

3. Fortrolighed og sikkerhed

TRDL sikrer, at autoriserede personer er underlagt fortrolighed eller passende lovbestemt tavshedspligt og kun har arbejdsbetinget adgang. TRDL gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger efter GDPR artikel 32 under hensyn til risiko og behandling. Bilag B beskriver tjenestens foranstaltninger og begrænsninger. De kan udvikles uden væsentlig forringelse af den samlede beskyttelse. Aftalen dokumenterer ikke en TRDL-certificering eller aftalt oppetids-/gendannelsesgaranti.

4. Bistand, brud og revision

Under hensyn til behandling og tilgængelige oplysninger bistår TRDL med registreredes rettigheder og relevante forpligtelser efter GDPR artikel 32–36, herunder sikkerhed, brud, konsekvensanalyser og forudgående høring. Anmodninger om data under Kundens kontrol videresendes uden unødig forsinkelse, medmindre instruks eller lov kræver andet. TRDL afgør ikke selv Kundens materielle svar.

TRDL underretter Kunden uden unødig forsinkelse efter at være blevet bekendt med et brud på persondatasikkerheden, der berører Kundens data. Tilgængelige oplysninger om karakter, berørte personer/registreringer, sandsynlige følger, kontakt og afhjælpning gives, og manglende oplysninger suppleres løbende. TRDL samarbejder om begrænsning og afhjælpning. Kunden er fortsat ansvarlig for egne underretninger; ingen fast timefrist erstatter den lovpligtige standard.

TRDL stiller nødvendige oplysninger til rådighed for at dokumentere overholdelse og tillader og bidrager til revision, herunder inspektion, ved Kunden eller en bemyndiget revisor. Gennemgang begynder normalt med dokumentation, rimeligt varsel og forholdsmæssige fortroligheds-/sikkerhedsrammer uden at hindre lovbestemte rettigheder, begrundet hastende kontrol eller tilsynsbeføjelser. Standardbistand og lovpligtig bistand er inkluderet; særligt tilpasset arbejde og rimelig omkostningsfordeling kræver forhåndsaftale og må ikke hindre lovpligtig bistand.

5. Underdatabehandlere og overførsler

Kunden giver generel skriftlig godkendelse af leverandørerne og relevante behandlingskæder i bilag C. TRDL pålægger ved skriftlig aftale relevante databeskyttelsesforpligtelser, herunder passende sikkerhed, og er fortsat ansvarlig over for Kunden for deres opfyldelse.

Ved direkte tilføjelse/udskiftning af en underdatabehandler valgt af TRDL gives mindst 30 dages skriftligt varsel til Kundens konto-/aftale-e-mail; Kunden kan gøre indsigelse på rimelige databeskyttelsesgrunde inden 14 dage. Ved ændringer i en eksisterende leverandørs videre kæde videresender TRDL leverandørens varsel uden unødig forsinkelse med det tilgængelige varsel og håndterer indsigelser inden leverandørens frist. Giver det utilstrækkelig mulighed for indsigelse, eller er en indsigelse uafklaret, undlader eller pauser TRDL berørt behandling, indtil en lovlig løsning er aftalt. En kortere leverandørfrist godkender ikke automatisk ændringen. Kunden kan opsige den berørte tjeneste uden fremtidig betaling for den, hvis ingen løsning er mulig; fortrolighed, tilbagelevering og sletning fortsætter. Indsigelser/kontakt: charlie@salespep.com.

Overførsler uden for EØS kræver et lovligt grundlag efter GDPR kapitel V, eksempelvis en anvendelig tilstrækkelighedsafgørelse eller passende garantier, herunder relevante EU-overførsels-SCC'er og nødvendige supplerende foranstaltninger. TRDL giver relevante oplysninger om overførsler og videre leverandører på anmodning. Denne artikel 28-aftale indgår ikke i sig selv leverandørernes overførsels-SCC'er. En EU-database eller EØS-kontraktpart betyder ikke EU-eksklusiv behandling. Bilag C afspejler den aktuelle amerikanske Soniox-rute og international leverandørbehandling.

6. Tilbagelevering, sletning og særskilte registreringer

Ved behandlingens ophør vælger Kunden tilbagelevering i et tilgængeligt almindeligt anvendeligt tekst-/noteformat eller sletning. Fortsat tilgængeligt indhold kan rekvireres i 30 dage efter ophør via kontakten ovenfor; derefter sletter TRDL resterende kundeindhold, medmindre EU-ret eller medlemsstatsret kræver opbevaring. Tidligere sletteinstruks har forrang. Perioden forlænger ikke almindeligt udløb, genskaber ikke allerede slettet indhold og garanterer ikke fortsat login. Tilbagelevering/sletning koordineres og verificeres; fejl følges op og beskrives ikke som gennemført sletning.

Administrerede gemte møders transskription, noter og opsummeringer udløber 365 dage efter den oprindelige mødedato. Læsning, redigering og import fornyer ikke datoen. Daglig afgrænset oprydning kan forsinkes af kø, låse eller manglende/fejlede kørsler. En begrænset slettemarkering forhindrer gammelt administreret indhold i at blive synkroniseret tilbage. Lukkede eller offline enheder kan bevare kopier indtil verificeret synkronisering. Selvstændige lokale originaler, eksporter og kopierede noter er under indehaverens kontrol. TRDL forklarer verificeret omfang og resterende kopier; leverandørers driftsdata følger bilag C. Beskyttede backupkopier udløber efter deres relevante forløb, og slettede/udløbne data må ikke vende tilbage til almindelig brug ved gendannelse.

TRDL bevarer særskilt kun nødvendig aftale-, virksomhedsidentitets- og lukkedokumentation under kundeforholdet og tre år efter verificeret lukning til aftaledokumentation og retskrav med forbehold for konkret dokumenteret bevaring for retskrav eller gældende lovpligt. Mødeindhold bevares ikke under undtagelsen. Kontosletning sletter ikke stiltiende dokumentationen. Kopier og lovlige anmodninger om rettelse/sletning kan fortsat rettes til TRDL efter forholdsmæssig identitetskontrol. Logout eller afslutning af et møde er ikke kontosletning.

7. Varsler og rangorden

Kundens varslingskontakt er den registrerede konto-/aftale-e-mail, indtil den opdateres. TRDL's kontakt er charlie@salespep.com. Væsentlige ændringer kræver skriftlig aftale, herunder elektronisk accept; leverandørvarsler og ikke-væsentlige sikkerhedsforbedringer følger afsnit 3 og 5. Tidligere aftalte kopier bevares tilgængelige. Aftalen går forud for modstridende almindelige vilkår om behandling; en særskilt kundedatabehandleraftale gælder inden for sit område. Ufravigelig ret og gyldige anvendelige overførselsbestemmelser har forrang. Afsnit 9 i Sales Peps servicevilkår regulerer kontraktuelt ansvar efter denne databehandleraftale inden for de samme samlede ansvarslofter pr. Kunde; databehandleraftalen skaber ikke yderligere eller særskilte lofter pr. aftale, konto, bruger eller krav. Det særlige loft, reglen om ikke at lægge lofterne sammen og undtagelserne gælder. Lofterne og de danske lovvalgsbestemmelser begrænser ikke registreredes ufravigelige rettigheder, tilsynsbeføjelser eller anvendelige overførselsbestemmelser. En særskilt kundedatabehandleraftale går forud, hvor den udtrykkeligt bestemmer andet.

Bilag A — behandlingsoplysninger

• Genstand/formål: mødeforberedelse, live-transskription og coaching, gemt gennemgang, synkronisering og instrueret support for Kunden.
• Handlinger: modtage/streame to lydkilder; transskribere og analysere tekst/kontekst; generere forslag og opsummeringer; gemme, hente, eksportere og slette mødetekst/noter.
• Personer: Kundens erhvervsbrugere, mødedeltagere og kontakter/potentielle kunder beskrevet i leveret indhold.
• Oplysninger: navne, forretnings-/kontaktkontekst, streamede stemmer, transskription, forberedelse, noter, råd/opsummeringer, konto-/brugeridentifikatorer og nødvendige tekniske metadata.
• Hyppighed/varighed: brugerinitieret opsamling og kontosynkronisering efterfulgt af opbevarings-/instrueret afslutningsperiode. Ingen uovervåget lytning eller særskilt disklagring af live PCM indgår i dette flow. Valgfri import af offentlige hjemmesider henter afgrænnsede sidetekster til forberedelse.

Bilag B — tekniske og organisatoriske foranstaltninger

Individuelle autentificerede konti; ejerafgrænset konto-/historikadgang; databasepolitikker og kontrollerede privilegerede operationer; HTTPS/TLS; kontrolleret administratoradgang og fortrolighed; udtrykkelige lyd-, pause- og afslutningskontroller; afgrænsede leverandørkald samt kontrol af annullering/forældet konto; versionsstyrede ændringer og forholdsmæssig validering; hændelsesvurdering/-underretning og verificeret anmodningshåndtering; opbevaringsoprydning, enhedsudløb efter verificeret tid og slettemarkeringer.

Konto-/historiklagring på desktop bruger OS-beskyttet kryptering, hvor det understøttes. Browserlagring, rendererpræferencer og kladder er ikke alle krypterede. Brugere skal beskytte enheder, eksporter og adgangsoplysninger. En lukket/offline enhed kan ikke fjernslettes. Appintegritet dokumenterer ikke i sig selv kodesignering, notarisation eller enhedstillid. Særlig hosting, SSO, administreret backup-/gendannelsestjeneste, fast RPO/RTO eller certificering indgår kun ved særskilt aftale. TRDL's pligt til risikotilpasset sikkerhed er uændret.

Bilag C — godkendte leverandører og placeringer

Leverandørernes standarddatabehandleraftaler og lovlige videre kæder gælder deres relevante tjenester. Oplysninger om relevante overførselsgarantier og aktuelle videre leverandørlister fås hos TRDL på anmodning. Sonioxs infrastrukturhenvisninger til AWS, Google Cloud og Oracle Cloud er eksempler, ikke en oplysning om, at alle behandler denne Kundes strøm. Leverandørers regionale tilbud ændrer ikke Sales Peps faktisk valgte rute. Yderligere talegenerering, asynkron optagelse, teamanalyse eller betalingsleverandør godkendes ikke blot, fordi en leverandør tilbyder det.